حين يعمل موظفوك في مقر رئيسي وعدة فروع، أو في مراكز موزعة على محافظات، أو في مواقع مشاريع تتغير كل بضعة أشهر، يصبح جهاز البصمة الثابت حلاً ناقصاً. إما أن تشتري جهازاً لكل موقع، أو تعتمد على كلام المشرف بأن فلاناً حضر. والحل الذي تلجأ إليه مؤسسات كثيرة اليوم هو التسجيل من هاتف الموظف مع التحقق من موقعه ووجهه.
كيف يعمل تسجيل الحضور بالموقع الجغرافي؟
ترسم الإدارة حول كل موقع عمل حداً على الخريطة، يسمى Geofence. حين يضغط الموظف زر الحضور، يقرأ التطبيق موقع الهاتف من GPS ويقارنه بهذا الحد، فيقبل الحركة إن كان داخله.
تُرسم الحدود من لوحة التحكم، وتُربط بكل موقع ورديته وموظفوه. وحين يُفتح موقع جديد أو يُغلق آخر، يكفي تعديل الخريطة بدل نقل جهاز أو تمديد أسلاك.
- فتح التطبيقعلى هاتف الموظف المسجل باسمه
- فحص الوجهمسح حي يتأكد أن أمام الكاميرا شخصاً حقيقياً
- التحقق من الموقعمقارنة GPS بحدود موقع العمل
- تسجيل الحركةفوراً، أو تُحفظ على الهاتف إن لم يكن إنترنت
- لوحة المديرتظهر الحركة ومكانها على الخريطة
كيف تدير موظفين يعملون في أكثر من موقع؟
عرّف لكل موظف قائمة المواقع المسموح له التسجيل منها، بدل موقع واحد. المشرف الذي يمر على ثلاثة فروع في الأسبوع يسجل من أيها، ويظهر في التقرير أين كان كل يوم.
ويحتاج النظام أيضاً إلى نقل الموظف بين المواقع والورديات بسهولة، لأن التنقلات في المؤسسات الكبيرة متكررة. وإن كان عندك هيكل من مديريات وأقسام، فاطلب تقريراً بالحركات المسجلة خارج مديرية الموظف، فهو يكشف حالات العمل الفعلي في موقع آخر قبل أن تصبح خلافاً على الراتب.
والورديات تتبع المواقع: موظف يعمل صباحاً في موقع ومساءً في آخر يحتاج ورديتين مربوطتين بموقعين. النظام الذي يسمح بوردية واحدة لكل موظف سيدفعك إلى تعديلات يدوية كل أسبوع.
لماذا لا يكفي الموقع الجغرافي وحده؟
لأن الموقع يثبت مكان الهاتف ولا يثبت من يحمله. موظف يترك هاتفه مع زميل داخل الموقع سيظهر حاضراً، وتطبيقات تزييف الموقع على بعض الهواتف معروفة.
لذلك يُضاف التحقق من الهوية عند كل حركة: بصمة الإصبع أو الوجه على هاتف الموظف نفسه. وفي الوجه تحديداً يلزم فحص حي (liveness) يتأكد أن أمام الكاميرا وجهاً حقيقياً، فيرفض صورة مطبوعة أو صورة معروضة على شاشة هاتف آخر.
لماذا يُربط الحساب بهاتف الموظف؟
ربط الحساب بمعرّف جهاز الموظف يمنع أن يدخل شخص بحساب زميله من هاتف آخر. وحين يغير الموظف هاتفه، يُفك ربط الهاتف القديم من لوحة التحكم ويُربط الجديد بموافقة الإدارة.
هذه الخطوة تثير أحياناً أسئلة الموظفين عن الخصوصية. اسأل المورد هل يقرأ التطبيق الموقع لحظة التسجيل فقط أم يتتبع الهاتف طوال اليوم، واشرح الجواب لموظفيك قبل الإطلاق.
ماذا تفعل حين يضعف الإنترنت أو لا يتحدث GPS؟
في المواقع البعيدة أو داخل بعض المباني يكون الإنترنت ضعيفاً، فيجب أن يعمل التطبيق دون اتصال: يسجل الحركة على الهاتف، وينبه الموظف بأنها لم تُرسل بعد، ثم يزامنها حين يعود الاتصال.
أما GPS فلا يتحدث بالدقة نفسها على كل الهواتف، وداخل المباني تكون القراءة أقل دقة من الخارج. لذلك لا ترسم الحدود ضيقة جداً حول المبنى، واجعل لوحة التحكم تعرض النقطة التي سجل منها الموظف على الخريطة، فيرى المدير بنفسه هل كان على بعد أمتار من الحد أم في مكان آخر تماماً.
جرّب الحدود في كل موقع بعدة هواتف من أنواع مختلفة قبل الإطلاق العام. حد يعمل جيداً على هاتفك قد يرفض موظفاً يقف في الطابق الأرضي من المبنى نفسه.
ماذا يرى المدير، وما التقارير التي تحتاجها؟
يرى المدير حضور فريقه لحظة بلحظة من تطبيقه: من حضر، ومن تأخر، ومن في إجازة أو مغادرة. ويوافق على الطلبات أو يرفضها من المكان نفسه.
والتقارير التي تحتاجها عادة: الحضور والغياب، والتأخير، والإجازات والمغادرات، والعمل الإضافي، والحركات المسجلة خارج الموقع أو المديرية. في دوامي، التطبيق الذي طورناه في Visual Innovate وبدأ كحل لوزارة الشباب الأردنية، تخرج هذه التقارير من لوحة التحكم، ويُحسب التأخير ورصيد المغادرات آلياً مع إمكانية أن تقبل الإدارة العقوبة أو تلغيها.
إن كنت ما زلت تقارن بين هذا الأسلوب وجهاز البصمة، فالمقارنة الكاملة في تطبيق الحضور على الجوال أم جهاز البصمة. وربط الحضور بالإجازات والرواتب شرحناه في نظام الموارد البشرية.
نبني أنظمة الحضور متعددة المواقع ونربطها بأنظمتك الحالية ضمن خدمة الأنظمة والبرمجيات الخاصة. أرسل لنا عدد مواقعك وطبيعة عمل موظفيك الميدانيين، ونقترح طريقة رسم الحدود والتحقق التي تناسبكم.
أسئلة يطرحها شركاؤنا
ما هو الـ Geofence في نظام الحضور؟
هو حد جغرافي ترسمه الإدارة حول موقع العمل على الخريطة. يقبل التطبيق تسجيل الحضور حين يكون هاتف الموظف داخل هذا الحد، ويرفضه أو يعلّم الحركة حين يكون خارجه.
هل يمكن أن يكون للموظف أكثر من موقع عمل؟
نعم، يُعرّف له أكثر من موقع ويسجل من أي منها، ويمكن نقله بين المواقع أو الورديات من لوحة التحكم دون تغيير حسابه.
هل يكفي الموقع الجغرافي لمنع التلاعب؟
لا يكفي وحده. يُضاف إليه فحص حي للوجه أو البصمة عند كل تسجيل، وربط الحساب بجهاز الموظف، حتى لا يسجل أحد عن غيره.
كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.
