مديرة برامج في مركز تأهيل تبدأ يومها بجدول ورقي على الطاولة وهاتف لا يتوقف: أخصائية غائبة، وطفلان يحتاجان غرفة، وأم تسأل عن نتيجة تقييم ابنها. في المساء يجلس الأخصائيون لتصحيح نماذج التقييم يدوياً، ونسخ الدرجات إلى الرسوم، وكتابة الخطط. هذا ما رأيناه في أكاديمية سوا للتربية الخاصة قبل أن نبني Enable 360.
أين يذهب وقت الأخصائي؟
التقييم نفسه جزء صغير من العمل. بعده يأتي التصحيح والجمع، ثم رسم المخططات على شكل النماذج المعتمدة، ثم كتابة نقاط القوة والضعف، ثم صياغة أهداف لكل نقطة ضعف، ثم جدول تتبّع. وكل هذا يتكرر عند إعادة التقييم. حين قسنا ذلك في سوا قبل النظام وبعده، صار إنجاز التقييم والتقارير والخطط والتتبّع أسرع بنسبة 60%.
كيف تبدو رحلة الطفل حين تكون في نظام واحد؟
- الحجز والاستشارةالأهل يحجزون، والمستشار يحدد التقييمات
- التقييمعلى النظام، والدرجات تُحسب فور الإجابة
- التقرير والخطةهدف مقترح لكل نقطة ضعف، يعدّله الأخصائي
- الجلسات والتتبّعأوراق DTT ومراحل MT وEXP وRR
- الإتقان والتعميمعلى معالجين وبيئات مختلفة
- البيتالهدف المتقن يصل للأهل كممارسة منزلية
جوهر الفكرة أن البيانات تُدخل مرة واحدة ثم تنتقل وحدها. نتيجة التقييم تصنع الخطة، والخطة تظهر للأخصائي داخل الجلسة، والجلسة تغذي التتبّع، والهدف المتقن يعود إلى التقرير.
ما أدوات التقييم التي يجب أن يدعمها نظام المركز؟
الأدوات التي يستخدمها أخصائيوك اليوم، بجداول ورسوم تشبه النماذج الورقية التي اعتادوها. إذا اضطر الأخصائي إلى إعادة رسم النتيجة يدوياً بعد إدخالها، فالنظام لم يوفر عليه شيئاً.
Enable 360 يدعم حالياً تسع أدوات، منها VB-MAPP بأجزائه الثلاثة وABLLS وCarolina وM-CHAT وELM. ويبقى ترخيص استخدام كل أداة على عاتق المركز وفق اتفاقياته مع الجهات المالكة لها، وهذا سؤال يستحق أن تطرحه على أي مزود: من يتحمل الترخيص، وهل الأداة مطابقة للنسخة المعتمدة؟
لماذا تُعد الجدولة أصعب مشكلة تشغيلية؟
في المركز ثلاثة أنواع برامج على الأقل: جلسات العيادة الفردية والجماعية، والبرنامج النهاري، والدمج مع أخصائي مرافق. كل طفل له متطلبات، وكل أخصائي له تخصص وساعات، وكل غرفة لها سعة. أي غياب يقلب الجدول. في سوا كانت هذه أكبر مشكلة تشغيلية، والنظام اليوم يُصدر الخطة الأسبوعية كاملة ويعيد ترتيبها عند الغياب مع إدخال البدلاء.
ماذا يتغير بالنسبة للأهل؟
الأهل في المراكز يسألون السؤال نفسه بصيغ مختلفة: ماذا يحدث مع طفلي؟ حين تصلهم الخطة والتقارير والإرشادات المنزلية على بوابة يدخلونها برقم الهاتف، تقل المكالمات ويزيد فهمهم لما يجري، وتصلهم إشعارات استلام الطفل وتسليمه في النقل.
كم ورقة تستهلك المراكز؟
كانت أكاديمية سوا تطبع نحو 150 ألف ورقة في السنة. اليوم أقل من ألف، والباقي كله على النظام. الورق المتبقي للمراسلات مع جهات خارجية فقط. هذا الرقم خاص بسوا، والنتيجة في أي مركز آخر تعتمد على حجم العمل اليدوي فيه قبل النظام.
أين تُحفظ بيانات الأطفال ومن يراها؟
بيانات الأطفال في مراكز التأهيل من أكثر البيانات حساسية: تشخيصات وتقييمات وملاحظات سلوكية وصور. لذلك يجب أن تعرف أين تُستضاف، ومن يستطيع الوصول إليها داخل المركز وخارجه.
اطلب صلاحيات تفصل بين الأدوار، فالأخصائي يرى أطفاله، والأهل يرون طفلهم فقط، والإدارة ترى التقارير المجمعة. واسأل عن النسخ الاحتياطي، وعن طريقة تصدير البيانات إن قررت تغيير النظام. Enable 360 متوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية في السعودية (PDPL)، وبياناته مستضافة في السعودية.
كيف ينتقل المركز من الورق إلى النظام؟
على مراحل. الطريقة الأسهل أن تبدأ بالأطفال الجدد، ثم تنقل ملفات الأطفال الحاليين تدريجياً، بحيث يبدأ كل ملف في النظام مع أول إعادة تقييم له. هكذا لا يضطر الأخصائيون إلى إدخال سنوات من الأوراق القديمة دفعة واحدة.
ودرّب الفريق قبل التشغيل على الشاشات التي سيستخدمها كل دور يومياً، واجعل في كل قسم شخصاً يرجع إليه زملاؤه في الأسابيع الأولى.
الجدولة تحتاج اهتماماً خاصاً في هذه المرحلة، لأنها تمس كل الأخصائيين والأهل في يوم واحد. كتبنا عنها بالتفصيل في جدولة الجلسات في مراكز العلاج والتأهيل. وإذا كان مركزك يعمل بطريقة تحتاج وحدات خاصة خارج ما يقدمه Enable 360، فنبني ذلك ضمن خدمة الأنظمة والبرمجيات الخاصة.
ماذا تسأل قبل اختيار نظام لمركزك؟
- هل يدعم أدوات التقييم التي يستخدمها أخصائيوك، بجداول ورسوم تشبه النماذج الورقية المعتمدة؟
- هل تخرج الخطة العلاجية من نتيجة التقييم، أم يكتبها الأخصائي من الصفر؟
- هل يجدول البرامج الثلاثة معاً ويتعامل مع الغياب والبدلاء؟
- أين تُستضاف البيانات، وهل تستطيع تصديرها كاملة؟
- هل الواجهة عربية بالكامل، وتصيغ التقارير باسم الطفل وبصيغة المذكر أو المؤنث؟
Enable 360 يعمل يومياً في أكاديمية سوا منذ سنة، مع 81 طفلاً و65 موظفاً. اقرأ تفاصيله في صفحة Enable 360، أو زر موقع Enable 360 لطلب عرض تجريبي.
أسئلة يطرحها شركاؤنا
هل يدعم النظام أدوات التقييم المعروفة؟
Enable 360 يدعم حالياً تسع أدوات منها VB-MAPP بأجزائه الثلاثة وABLLS وCarolina وM-CHAT وELM، ويقع ترخيص استخدامها على عاتق المركز وفق اتفاقياته مع الجهات المالكة لها.
هل يناسب مراكز الإرشاد الأسري؟
نعم. المنطق التشغيلي واحد، والفرق في أدوات التقييم، والنظام مبني بوحدات صغيرة تسمح بإضافة أدوات الإرشاد والدعم النفسي.
ماذا يرى الأهل؟
بوابة يدخلونها برقم الهاتف، يحجزون منها الاستشارة، ويتابعون الخطط والتقارير والإرشادات المنزلية، وتصلهم إشعارات استلام الطفل وتسليمه في النقل.
كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.
