في مكتب تدقيق متوسط الحجم، يسأل الشريك صباح الأحد: أين وصل ملف الشركة الفلانية؟ يفتح المدقق المسؤول جدول Excel، ثم يبحث في بريده عن آخر نسخة من الميزانية، ثم يتصل بزميل يعرف أين حُفظت شهادة السجل التجاري. الجواب يصل بعد نصف ساعة، وكل ذلك لسؤال واحد. هذا الموقف شائع جداً، وسببه أن معلومات المكتب موزعة على أماكن لا يربطها شيء.
ما هو نظام إدارة مكتب التدقيق؟
هو نظام يجمع عملاء المكتب وملفاتهم ومهامهم ومواعيدهم وساعات الفريق عليها في مكان واحد يراه كل شخص حسب صلاحيته. يحل محل خليط المجلدات والبريد والجداول الذي يعتمد عليه أغلب المكاتب في سنواتها الأولى.
برنامج المحاسبة يبقى في مكانه لتسجيل قيود المكتب. نظام الإدارة يجيب عن أسئلة مختلفة: من يعمل على ماذا، وما الذي تأخر، وكم أخذ هذا العميل من وقتنا هذا العام.
ما البيانات التي يجب أن يحفظها ملف العميل؟
ملف العميل في مكتب تدقيق هو ملف شركة قبل كل شيء. يحتاج إلى البيانات التي يُسأل عنها المكتب مراراً، محفوظة في حقول ثابتة يمكن البحث فيها وتصفيتها.
- الاسم التجاري وحالة الشركة ورأس المال.
- رقم السجل التجاري والرقم الوطني للمنشأة وتاريخ التأسيس.
- العنوان والفروع وجهات الاتصال لدى العميل.
- المستندات المرفقة: عقد التأسيس، والشهادات، والقوائم المالية للسنوات السابقة.
- سجل المهام والطلبات والمراسلات المرتبطة بهذا العميل.
من المفيد أيضاً أن يكون هناك قسم للعملاء المحتملين قبل أن يصبحوا عملاء فعليين، حتى لا تضيع عروض الأسعار والمتابعات في البريد. وإذا كانت بيانات عملائك الآن في Excel، فالاستيراد والتصدير مع فلاتر جيدة يوفران عليك إعادة الإدخال يدوياً.
كيف تتابع مهام التدقيق ومواعيد التسليم دون جداول Excel؟
كل مهمة تدقيق تصبح مشروعاً في النظام له عميل ومسؤول وتاريخ تسليم ومهام فرعية. لوحة المتابعة تعرض المشاريع الجارية والمتأخرة والمهام المعلقة، فيرى الشريك الصورة دون أن يسأل أحداً.
الفرق عن الجدول أن المعلومة تتحدث من مكانها. حين يغلق المدقق مهمة، تتغير الحالة عند الجميع. وحين يقترب موعد ولم تتحرك المهام، يظهر ذلك في اللوحة قبل أن يتصل العميل ليسأل. شرحنا متى يصبح Excel عبئاً على العمل في مقال متى تتجاوز شركتك Excel.
- عميل محتملعرض سعر ومتابعة حتى الموافقة
- ملف العميلبيانات الشركة ومستنداتها في مكان واحد
- مشروع التدقيقمسؤول وموعد تسليم ومهام موزعة
- ساعات العملكل عضو يسجل وقته على العميل
- الفوترة والتقاريرتكلفة الوقت مقابل الأتعاب
لماذا يحتاج المكتب إلى إدارة الفريق والوقت في النظام نفسه؟
لأن تكلفة مكتب التدقيق هي وقت فريقه. إذا لم يُسجل الوقت على كل عميل، تبقى الأتعاب والربحية تقديراً.
حين تكون الموارد البشرية والحضور والورديات وسجل الساعات الأسبوعي داخل النظام نفسه، يمكن أن تعرف كم ساعة صرفها الفريق على كل عميل، ومن عليه ضغط أكثر من غيره هذا الشهر. فصّلنا هذا الجانب في مقال تسجيل ساعات العمل لكل عميل في مكاتب التدقيق، وللحضور والرواتب عموماً مقال نظام الموارد البشرية.
أين تذهب طلبات العملاء ونماذج العمل؟
طلبات العملاء تحتاج إلى نظام تذاكر، والنماذج والإجراءات تحتاج إلى قاعدة معرفة داخلية. بدونهما تبقى الطلبات في واتساب، وتبقى طريقة العمل في رؤوس الموظفين القدامى.
التذكرة تربط الطلب بالعميل وتعطيه مسؤولاً وحالة، فلا يضيع حين يكون الموظف في إجازة. شرحنا ذلك في مقال طلبات العملاء في المكاتب المهنية. أما قاعدة المعرفة فهي المكان الذي تجد فيه الموظفة الجديدة نموذج خطاب التكليف وقائمة المستندات المطلوبة من العميل وخطوات إقفال الملف، بدل أن تسأل زميلاً مشغولاً.
يضاف إلى ذلك لوحة إعلانات داخلية ورسائل بين الفريق وتقويم للمواعيد، وهي أدوات صغيرة لكنها تقلل الرسائل المتفرقة.
هل تشتري نظاماً جاهزاً أم تبني نظاماً خاصاً بالمكتب؟
الأنظمة العامة لإدارة المشاريع تغطي جزءاً من الحاجة، لكنها لا تعرف ما هو السجل التجاري ولا كيف تُسعّر مهمة تدقيق. النظام المبني لمكاتب التدقيق يبدأ من هذه التفاصيل.
في Visual Innovate بنينا 360 Audit لهذا الغرض: نظام ويب بواجهة عربية وإنجليزية يجمع العملاء المحتملين وملفات الشركات والفريق والموارد البشرية والمشاريع والمهام والمالية والتذاكر وقاعدة المعرفة والتقارير، مع أدوار وصلاحيات لكل مستخدم. تجده ضمن منتجاتنا. وإذا كان لمكتبك طريقة عمل تحتاج تعديلاً أو ربطاً ببرنامج المحاسبة، فهذا عمل تطوير الأنظمة الخاصة. وللمقارنة بين الطريقين عموماً، راجع نظام خاص أم جاهز.
كيف يبدأ مكتب التدقيق دون أن يتعطل العمل؟
ابدأ بملفات العملاء والمهام، فهي ما يحتاجه الجميع كل يوم. أضف الساعات والمالية بعد أن يعتاد الفريق على النظام.
- اجمع قائمة العملاء من كل الجداول ووحّد الأسماء وأرقام السجلات قبل الاستيراد.
- حدد الأدوار: من يرى الأتعاب، ومن يرى ملفات كل العملاء، ومن يرى ملفاته فقط.
- أدخل المهام الجارية فقط، ولا تحاول نقل أرشيف عشر سنوات في الأسبوع الأول.
- اطلب من الفريق تسجيل الساعات لمدة شهر قبل استخدامها في التسعير.
- اكتب أول خمسة إجراءات في قاعدة المعرفة، وأضف إليها كلما سأل أحد السؤال نفسه مرتين.
صلاحيات الوصول تستحق تفكيراً قبل الإطلاق. ملفات العملاء المالية حساسة، والأفضل أن يرى كل شخص ما يحتاجه لعمله فقط.
إذا أردت أن ترى كيف يمكن أن يعمل هذا في مكتبك، صف لنا عدد العملاء والفريق وأين تحفظون الملفات اليوم عبر صفحة التواصل، ونقترح عليك من أين تبدأ.
أسئلة يطرحها شركاؤنا
ما الفرق بين نظام إدارة مكتب التدقيق وبرنامج المحاسبة؟
برنامج المحاسبة يسجل قيود المكتب المالية. نظام الإدارة ينظم العمل نفسه: العملاء والمهام والمواعيد وساعات الفريق والطلبات والمستندات، ويمكن ربطه ببرنامج المحاسبة.
هل يمكن نقل بيانات العملاء الموجودة في ملفات Excel إلى النظام؟
نعم في الغالب، عبر استيراد الملف بعد تنظيف أعمدته وتوحيد الأسماء. التنظيف يأخذ وقتاً أكثر من الاستيراد نفسه، لذلك يستحق أن يبدأ مبكراً.
هل يناسب نظام كهذا مكتباً صغيراً من خمسة أشخاص؟
نعم إذا بدأ بالأجزاء التي تؤلم المكتب فعلاً، مثل ملفات العملاء والمهام والمواعيد، وأُضيف الباقي لاحقاً.
كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.
