الخلاصة: إن كانت طريقة عملك تشبه طريقة عمل أغلب الشركات في قطاعك، فابدأ ببرنامج جاهز جيد. إن كانت طريقة عملك هي ما يميزك، أو كنت تدفع لعدة برامج لا تتكلم مع بعضها، فالنظام الخاص يستحق الدراسة.
يسألنا كثير من أصحاب الأعمال: «هل نحتاج نظاماً خاصاً؟». جوابنا الصادق في حالات كثيرة: لا، ليس الآن. نحن نبني أنظمة خاصة، لكن بناء نظام لا يحتاجه العميل يضر الطرفين. لذلك نستخدم هذه المعايير الخمسة قبل أي اقتراح.
المعيار الأول: هل طريقة عملك عادية أم مميزة؟
المحاسبة العامة والرواتب والبريد الإلكتروني عمليات متشابهة في أغلب الشركات، وتوجد لها برامج جاهزة ممتازة. أما إن كانت طريقة متابعتك للعميل أو تقديمك للخدمة هي ما يميزك عن المنافسين، فإجبارها على قالب جاهز يعني أن تتخلى عن ميزتك.
مثال من عملنا: مراكز التربية الخاصة تتابع كل طفل عبر تقييم ثم أهداف ثم جلسات ثم تقارير للأسرة. لم نجد برنامجاً جاهزاً يغطي هذه الرحلة كما يعمل الأخصائيون فعلاً، فبنينا 360 Enable.
المعيار الثاني: كم برنامجاً تستخدم، وهل تتكلم مع بعضها؟
علامة واضحة: موظف ينسخ البيانات من برنامج إلى آخر كل يوم. برنامج للحجز، وآخر للفواتير، وجدول Excel للمتابعة، ومجموعة واتساب للتنسيق. كل نسخ يدوي فرصة للخطأ، وكل برنامج اشتراك إضافي.
أحياناً يكون الحل ربط هذه البرامج عبر واجهاتها البرمجية بدل استبدالها. وأحياناً يكون نظام واحد يجمعها أبسط وأرخص على المدى البعيد.
المعيار الثالث: التكلفة على ثلاث سنوات، لا على الشهر الأول
قارن هذه البنود على ثلاث سنوات على الأقل:
| البند | البرنامج الجاهز | النظام الخاص |
|---|---|---|
| التكلفة الأولية | منخفضة | أعلى: تحليل وتصميم وبرمجة |
| التكلفة الشهرية | اشتراك يزيد مع عدد المستخدمين | استضافة ومتابعة وتطوير |
| التخصيص | محدود بما يسمح به المزود | حسب احتياجك |
| الربط مع أنظمة أخرى | حسب ما يتيحه المزود | يُبنى حسب الحاجة |
| ملكية الشيفرة | للمزود | لك، إن نص العقد على ذلك |
وأضف تكلفة غير مرئية: ساعات فريقك التي تضيع في العمل حول قيود البرنامج.
المعيار الرابع: أين بياناتك، ومن يملكها؟
بعض القطاعات تشترط حفظ البيانات داخل الدولة أو بمعايير حماية محددة. اسأل مزود البرنامج الجاهز: أين تُحفظ البيانات؟ هل يمكن تصديرها كاملة؟ ماذا يحدث لها إن ألغيت الاشتراك؟ في النظام الخاص، اكتب في العقد أن الشيفرة والبيانات ملكك، واحصل على صلاحيات الخوادم.
المعيار الخامس: إلى أين تتجه خلال سنتين؟
فرع جديد، أو دولة جديدة، أو خدمة جديدة، أو بوابة للعملاء. إن كان البرنامج الجاهز لا يدعم ما تخطط له، فستضطر إلى الانتقال في أسوأ توقيت: وقت النمو.
الطريق الثالث: جاهز في الأساس، خاص في الأطراف
لا يجب أن يكون القرار إما هذا أو ذاك. كثير من الشركات تنجح بهذا المزيج:
- برنامج محاسبة جاهز وموثوق للقيود والضرائب.
- نظام خاص لما يميزها: إدارة العملاء أو العمليات أو الخدمة.
- ربط بين الاثنين، فلا تُدخل البيانات مرتين.
كيف تبدأ إن قررت بناء نظام خاص
- اكتب العمليات كما تحدث اليوم، لا كما يجب أن تحدث.
- حدد العملية الأكثر ألماً وابدأ بها في نسخة أولى صغيرة.
- اطلب عرضاً مكتوباً بالمراحل والنطاق وما لا يشمله المشروع.
- اشترط تسليم الشيفرة والتوثيق، وخطة متابعة بعد الإطلاق.
إن أردت رأياً محايداً في حالتك، احكِ لنا كيف يعمل فريقك اليوم، وسنقول لك إن كان البرنامج الجاهز يكفيك. وتعرّف على خدمة الأنظمة والبرمجيات الخاصة.
أسئلة يطرحها شركاؤنا
هل النظام الخاص أغلى دائماً؟
تكلفته الأولية أعلى غالباً، لكن المقارنة الصحيحة تكون على ثلاث سنوات أو أكثر: اشتراكات البرامج الجاهزة لكل مستخدم، وتكلفة الربط بينها، والوقت الذي يضيع في العمل حول قيودها.
هل يمكن البدء ببرنامج جاهز ثم الانتقال إلى نظام خاص؟
نعم، وهو خيار حكيم أحياناً. المهم أن تتأكد من إمكانية تصدير بياناتك كاملة من البرنامج الجاهز حين تقرر الانتقال.
كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.