كيف تكتب متطلبات نظام قبل أن تتواصل مع شركة برمجة

ترسل لثلاث شركات برمجة جملة واحدة: «نريد نظاماً لإدارة الشركة». يصلك عرض برقم صغير، وآخر بأضعافه، وثالث يطلب اجتماعاً. لا تستطيع المقارنة لأن كل شركة تخيلت نظاماً مختلفاً. وثيقة متطلبات بسيطة من صفحتين أو ثلاث تحل جزءاً كبيراً من هذه المشكلة، ولا تحتاج خبرة تقنية لكتابتها.

لماذا تحتاج وثيقة متطلبات قبل طلب عرض السعر؟

لأن عرض السعر يُبنى على ما يفهمه المبرمج من طلبك. كلما كان الطلب أوضح، صارت العروض قابلة للمقارنة وقلّت المفاجآت بعد التوقيع.

والوثيقة تفيدك أنت أولاً. كتابتها تجبرك على الاتفاق مع شركائك ومدراء الأقسام على ما تريدونه فعلاً، وكثيراً ما يظهر في هذه المرحلة أن الحاجة أصغر مما ظننت، أو أن برنامجاً جاهزاً يكفي، كما ناقشنا في نظام خاص أم برنامج جاهز.

ماذا تكتب في وثيقة متطلبات النظام؟

هذه الأجزاء تكفي لأغلب الأنظمة الإدارية. اكتبها بلغتك العادية، والمبرمج الجيد سيسألك عن التفاصيل التقنية.

1. نبذة عن الشركة: النشاط، وعدد الموظفين، والفروع والدول.
2. الوضع الحالي: كيف يتم العمل اليوم، وما الذي يتعطل أو يتأخر أو يضيع.
3. المستخدمون: من سيستخدم النظام، وماذا يحتاج كل دور أن يرى ويفعل.
4. العمليات: خطوات كل عملية من بدايتها لنهايتها، مثل طلب العميل حتى التحصيل.
5. البيانات: ما الذي تسجله اليوم وأين، مع نماذج من الملفات والأوراق المستخدمة.
6. الربط: البرامج التي يجب أن يتكلم معها النظام، مثل المحاسبة أو المتجر أو جهاز البصمة.
7. القيود: الميزانية التقريبية، والموعد المطلوب، ومكان استضافة البيانات، واللغة.

كيف تصف ما يجب أن يفعله النظام؟

أسهل صيغة: «بصفتي [الدور]، أريد أن [أفعل شيئاً]، حتى [النتيجة]». تسمى هذه الصيغة قصص المستخدم، وتربط كل متطلب بشخص وسبب.

مثال: «بصفتي مدير المبيعات، أريد أن أرى العقود التي تنتهي خلال ثلاثين يوماً، حتى أتواصل مع العملاء قبل انتهائها». هذه الجملة أوضح للمبرمج من عبارة «تنبيهات العقود»، لأنها تقول له من يرى التنبيه ومتى ولماذا. وتجد هذه الحالة مفصلة في مقال تنظيم عقود العملاء وتجديداتها.

اكتب أيضاً الاستثناءات التي تحدث عندكم: العميل الذي يدفع على دفعات، والطلب الذي يُلغى بعد الفوترة، والموظف الذي يغطي مكان زميله. هذه الحالات هي ما يأخذ أكثر وقت في البرمجة، وإغفالها أشهر سبب لزيادة السعر لاحقاً.

ماذا ترفق مع وثيقة المتطلبات؟

أرفق الملفات والنماذج التي يستخدمها فريقك فعلاً: جدول Excel، ونموذج طلب ورقي، وفاتورة، وتقرير شهري. هذه النماذج تشرح للمبرمج حقول البيانات وقواعدها أسرع من أي وصف.

واستبدل البيانات الحقيقية ببيانات تجريبية قبل الإرسال، خاصة أسماء العملاء وأرقامهم والمبالغ. وإن كان عندك رسم بسيط لمسار العمل، ولو بخط اليد على ورقة، فصوّره وأرفقه. ومن المفيد أن تذكر أسماء البرامج التي تستخدمها اليوم ونسخها، لأن إمكانية الربط معها تؤثر على التصميم والسعر.

كيف ترتب أولويات المتطلبات؟

قسّم المتطلبات حسب ما لا يعمل النظام بدونه، وما يمكن أن ينتظر مرحلة ثانية. هذا الترتيب يحمي ميزانيتك أكثر من أي تفاوض على السعر.

نسخة أولى صغيرة تعمل خير من نظام كبير يتأخر سنة. وتقسيم المشروع على مراحل هو أهم ما يتحكم في الكلفة، وفصّلناه في ما الذي يحدد تكلفة برمجة نظام خاص.

ما الأخطاء التي تجعل الوثيقة بلا فائدة؟

• رسم الشاشات بالتفصيل وإهمال وصف العمل نفسه. اكتب ماذا تريد أن يحدث، واترك تصميم الشاشة للمختصين.
• نسخ قائمة ميزات من برنامج آخر دون أن تسأل هل تحتاجها.
• وصف الحالة المثالية فقط، دون الاستثناءات التي ذكرناها.
• غياب صاحب القرار. إذا لم يقرأ المدير الوثيقة ويوافق عليها، ستتغير المتطلبات في منتصف المشروع.

ماذا تطلب من شركة البرمجة بعد إرسال الوثيقة؟

اطلب أن تعيد الشركة صياغة فهمها للمشروع بكلماتها، وأن يكون عرض السعر مقسماً على مراحل مع ما يشمله كل منها وما لا يشمله. الشركة التي لا تسأل أي سؤال عن وثيقتك لم تقرأها جيداً في الغالب.

واطلب توضيح ما بعد التسليم: الاستضافة، والدعم، والتعديلات، وملكية الشيفرة والبيانات. هذه البنود تصنع الفرق في الكلفة على المدى البعيد.

إذا بدأت وثيقتك، أرسلها لنا ونعيد لك أسئلتنا عليها وتقديراً أولياً للمراحل. ونساعد في كتابتها من البداية ضمن مرحلة التحليل في خدمة الأنظمة والبرمجيات الخاصة.

أسئلة يطرحها شركاؤنا

كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.