تقارير التقدم لأولياء الأمور: كيف تكتبها بوضوح دون أن تستهلك مساء الأخصائي

في الأسبوع الذي تُستحق فيه التقارير، يأخذ الأخصائي ملفات أطفاله إلى البيت. يقلّب أوراق الجلسات ليعرف أين وصل كل هدف، وينسخ الأرقام، ويرسم مخططاً، ثم يكتب فقرات تشبه ما كتبه في التقرير السابق. وفي الطرف الآخر أم تقرأ صفحتين مليئتين بالمصطلحات، ثم تتصل بالمركز لتسأل سؤالاً واحداً: هل تحسّن ابني؟

ماذا يريد ولي الأمر من تقرير التقدم؟

يريد أن يعرف ما الذي تغيّر عند طفله منذ آخر تقرير، وما الذي سيعمل عليه المركز بعد ذلك. وفي أغلب الحالات يريد أيضاً أن يعرف ما المطلوب منه في البيت.

التقرير الذي يجيب عن هذه الأسئلة في الصفحة الأولى يقلل المكالمات بعده. والتقرير الذي يبدأ بجداول الدرجات وأسماء الأدوات يترك الأهل يخمنون، أو يتصلون.

ما الهيكل الجيد لتقرير تقدم الطفل؟

هيكل ثابت يتكرر في كل تقرير، فيعرف الأهل أين يجدون كل معلومة، ويعرف الأخصائي ما الذي يملؤه. هذا ترتيب يعمل جيداً في كثير من المراكز:

1. اسم الطفل والفترة التي يغطيها التقرير والبرامج المسجل فيها.
2. ملخص بجملتين أو ثلاث عن أهم ما تغيّر.
3. أهداف الخطة الفردية وحالة كل هدف: متقن، أو قيد العمل، أو لم يبدأ بعد.
4. مخطط يقارن الوضع الحالي بالتقييم أو التقرير السابق.
5. ملاحظات الأخصائي على السلوك والحضور وما يؤثر في التقدم.
6. الممارسات المنزلية المقترحة، بخطوات يستطيع الأهل تطبيقها.
7. الأهداف التي سيعمل عليها المركز في الفترة القادمة.

الأهداف نفسها تأتي من الخطة الفردية، وكلما كانت مكتوبة بصيغة قابلة للقياس سهل التقرير عنها. شرحنا ذلك في الخطة التربوية الفردية.

كيف تكتب التقرير بلغة يفهمها الأهل؟

صف ما يفعله الطفل بدل اسم المهارة. جملة "أصبح يطلب الماء بكلمة واحدة دون مساعدة" يفهمها كل أب وأم، أما رمز البند في أداة التقييم فلا يعني لهم شيئاً.

• إذا اضطررت إلى مصطلح أو اختصار مثل DTT، فاشرحه بجملة قصيرة في أول مرة يظهر فيها.
• كن صريحاً حين يكون التقدم بطيئاً، واذكر ما ستغيره في الخطة بسبب ذلك.
• اكتب باسم الطفل وبصيغة المذكر أو المؤنث الصحيحة. التقرير المنسوخ من طفل آخر بصيغة خاطئة يُفقد الأهل الثقة بكل ما فيه.
• اجعل الممارسة المنزلية محددة: ماذا يفعلون، ومتى، وكم مرة في اليوم.

لماذا تأخذ كتابة التقارير كل هذا الوقت؟

لأن بيانات التقرير متفرقة. نتيجة التقييم في ملف، والخطة في ملف آخر، واستجابات الطفل في أوراق جلسات بخطوط معالجين مختلفين. الأخصائي يجمع هذا كله بيده قبل أن يكتب جملة واحدة.

ويزيد الضغط أن تقارير كل الأطفال تُستحق غالباً في الأسبوع نفسه. أخصائي يتابع عدداً من الأطفال يكتب تقاريرهم كلها في أيام قليلة، فوق جلساته المعتادة. لذلك تنتقل الكتابة إلى المساء، ويكثر النسخ من التقرير السابق.

كيف تختصر وقت كتابة التقارير؟

اجعل البيانات تُسجَّل في مكان واحد أثناء الجلسة، فلا يُعاد جمعها وقت التقرير. إن كنت تعمل على الورق، فهذا يعني ملفاً واحداً لكل طفل فيه جدول تتبّع لكل هدف يُحدَّث بعد كل جلسة، وقالب تقرير ثابت.

وحين يكون التقييم والخطة والجلسات في نظام واحد، يصبح التقرير نتيجة لبيانات موجودة. هكذا يعمل في Enable 360:

يبقى للأخصائي الجزء الذي لا يستطيعه غيره: قراءة الأرقام، وكتابة ملاحظته عن الطفل، واختيار ما يقوله للأهل.

ماذا تغيّر في تقارير أكاديمية سوا؟

كتابة التقارير كانت من الأعمال التي تأخذ جزءاً كبيراً من وقت الأخصائيين في أكاديمية سوا للتربية الخاصة قبل Enable 360، مع التقييم وإعداد الخطط والجدولة. بقياس فعلي قبل النظام وبعده، صار إنجاز التقييم والتقارير والخطط والتتبّع أسرع بنحو 60%، وانخفض الورق من قرابة 150 ألف ورقة في السنة إلى أقل من ألف.

والأهل هناك يتابعون الخطط والتقارير والإرشادات المنزلية على البوابة، وتصلهم إشعارات استلام الطفل وتسليمه في النقل. هذه أرقام سوا، والنتيجة في أي مركز آخر تعتمد على حجم العمل اليدوي فيه. كيف تتصل التقارير ببقية رحلة الطفل تجده في دورة الطفل الكاملة في المركز.

تفاصيل النظام في صفحة Enable 360، ونبني قوالب التقارير والوحدات الخاصة ضمن خدمة الأنظمة والبرمجيات الخاصة. أرسل لنا نموذج تقرير تستخدمه اليوم بعد حذف بيانات الطفل، ونقول لك ما الذي يمكن أن يخرج منه آلياً.

أسئلة يطرحها شركاؤنا

كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.