تصوير فعالية أو مؤتمر: قبل اليوم وبعده

المؤتمر نجح، والقاعة امتلأت، وبعد أسابيع وصل الفيديو. كلمة الراعي الرئيسي صوتها ضعيف ومليء بالصدى، ولا توجد لقطة واضحة للوزير أثناء قص الشريط، وفريق التسويق كان يريد مقطعاً قصيراً في اليوم التالي ولم يطلبه أحد. هذا موقف يتكرر، وأغلب أسبابه تنشأ قبل الفعالية، ولا يمكن إصلاحها بعدها.

ما الذي تحدده مع فريق التصوير قبل الفعالية؟

ابدأ بقائمة ما تريد استلامه، ثم دع الفريق يحدد عدد الكاميرات والأشخاص بناءً عليها. «صوروا الفعالية» طلب واسع يؤدي إلى ساعات من اللقطات لا يعرف أحد ماذا يفعل بها.

• فيديو ملخص قصير للفعالية، ونسخة عمودية منه لوسائل التواصل.
• تسجيل كامل للكلمات أو الجلسات، أو بعضها فقط.
• مقابلات قصيرة مع متحدثين أو حضور.
• صور فوتوغرافية مختارة ومعدلة، وعددها التقريبي.
• مواد سريعة للنشر في اليوم نفسه أو التالي.
• بث مباشر، إن كان مطلوباً، فهو عمل مستقل بمعدات وإنترنت خاص.

ما المعلومات التي يحتاجها المصورون؟

جدول الفعالية بالدقيقة، وأسماء الشخصيات المهمة مع صورهم، واللحظات التي لا يمكن تفويتها. قص الشريط، وتوقيع الاتفاقية، وتكريم الرعاة، كلها لحظات تحدث مرة واحدة، والمصور يجب أن يعرف موعدها مسبقاً وأين يقف ليلتقطها.

عيّن شخصاً واحداً من فريقك يتواصل معه المصورون يوم الفعالية، يعرف الوجوه ويستطيع أن يقول «هذا المدير التنفيذي للشريك، نحتاج صورة معه». وأرسل ملفات العروض التقديمية للمتحدثين إن أمكن، لأنها تفيد في المونتاج لاحقاً.

كيف تضمن صوتاً واضحاً للكلمات والجلسات؟

الحل الأكثر موثوقية هو أخذ الصوت مباشرة من نظام صوت القاعة، أي من جهاز المكسر الذي تمر به الميكروفونات. ميكروفون الكاميرا في آخر القاعة يلتقط الصدى وأحاديث الحضور وصوت المكيفات.

نسّق بين فريق التصوير وفني الصوت في القاعة قبل اليوم، وجرّب التوصيل في البروفة. وإذا كانت هناك مقابلات، فاحجز لها ركناً هادئاً بعيداً عن القاعة الرئيسية ومنطقة الضيافة. للتفاصيل اقرأ الصوت في فيديو الشركة.

هل تحتاج موافقة الحضور على التصوير؟

من الممارسات الجيدة إعلام الحضور بأن الفعالية مصورة، في رسالة التسجيل وعلى لافتة عند المدخل. والمتحدثون يُطلب منهم الإذن بنشر كلماتهم مسجلة قبل اليوم.

القواعد تختلف بين البلدان وبين أنواع الفعاليات، فراجع ما ينطبق عليك. الأطفال، والمرضى، والفعاليات المغلقة تحتاج حذراً أكبر وموافقات مكتوبة. وأي شخص يطلب ألا يظهر، احترم طلبه وأبلغ المصورين بذلك.

هل تحتاج بثاً مباشراً للفعالية؟

إذا كان جزء من جمهورك لا يستطيع الحضور، أو كانت الكلمات نفسها هي قيمة الفعالية، فالبث المباشر يستحق التفكير. أما إذا كان الهدف توثيق الفعالية للنشر لاحقاً، فالتسجيل الجيد ثم المونتاج يعطي نتيجة أفضل بتكلفة أقل.

البث يحتاج تجهيزاً مستقلاً عن التصوير العادي: خط إنترنت سلكي ثابت مخصص للبث، لا شبكة الفندق التي يتقاسمها مئات الحضور، وجهاز يجمع الكاميرات ويبدل بينها، وشخصاً يتابع البث طوال الوقت، وخطة لما يحدث إذا انقطع الاتصال. وجرّب البث كاملاً قبل يوم على الأقل، في القاعة نفسها، على المنصة التي ستستخدمها.

ويمكن الجمع بين الاثنين: بث مباشر للجلسة الرئيسية فقط، وتسجيل باقي الفعالية بالطريقة المعتادة. هذا يوازن بين التكلفة وما يحتاجه الجمهور البعيد فعلاً.

ما الجدول الزمني من التحضير إلى التسليم؟

الجدول التالي مثال لفعالية متوسطة ليوم واحد، ويتغير حسب الحجم. المهم أن يكون لكل مرحلة موعد محدد متفق عليه بالتاريخ.

ماذا تستلم بعد الفعالية وبأي صيغة؟

اتفق مسبقاً على صيغ الملفات وطريقة التسليم ومدة الاحتفاظ بها. الفيديو الملخص بنسخة أفقية للموقع ويوتيوب ونسخة عمودية للريلز، والصور بدقة كاملة للطباعة ونسخة مصغرة للنشر.

اسأل عن الملفات الخام: هل تُسلّم لك، أم تبقى عند فريق الإنتاج، وكم شهراً؟ قد تحتاج بعد سنة لقطة من الفعالية لفيديو تعريفي. وحدد عدد جولات التعديل على الفيديو الملخص، ومن يوافق عليه من جهتك، حتى لا يتأخر النشر بسبب سلسلة موافقات طويلة.

المواد الجيدة من الفعالية تستمر في العمل لشهور بعدها، كمقاطع قصيرة من الكلمات وصور للمحتوى. راجع أفكار الريلز للشركات لتعرف كيف تستفيد منها.

نصور المؤتمرات والفعاليات وننتج الملخصات والصور ضمن خدمة الإنتاج الإعلامي والفيديو. أرسل لنا جدول فعاليتك وتاريخها ونقترح عدد الكاميرات وقائمة التسليمات المناسبة.

أسئلة يطرحها شركاؤنا

كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.