اسأل فريقك سؤالاً بسيطاً: من يستخدم ChatGPT أو أداة مشابهة في عمله؟ ستجد أن العدد أكبر مما تتوقع. موظفة المبيعات تكتب به العروض، والمحاسب يلخص به كشوفاً، ومدير المشروع يلصق فيه محضر اجتماع مع عميل ليستخرج المهام. أغلب هذا الاستخدام مفيد. المشكلة أن أحداً لم يقرر ما الذي يجوز إدخاله، ومن أي حساب.
ما الخطر الحقيقي من استخدام ChatGPT في العمل؟
الخطر الأكبر أن تخرج بيانات حساسة من الشركة إلى خدمة لا تتحكم في إعداداتها: عقود، وبيانات عملاء، وأسعار تفاوضية، وملفات موارد بشرية. ويليه خطر أن يعتمد الموظف على إجابة خاطئة دون تحقق، فيرسل لعميل رقماً أو بنداً قانونياً اخترعه النموذج.
الخطران يمكن التعامل معهما. الأول بالحسابات والإعدادات الصحيحة وقائمة واضحة بما يُمنع إدخاله، والثاني بقاعدة بسيطة: ما يخرج من الأداة مسودة يراجعها إنسان قبل أن تصل لأحد.
هل الحساب الشخصي مثل حساب الشركة؟
لا، والفرق يتعلق بالبيانات. في الحسابات الشخصية يمكن أن تُستخدم المحادثات لتحسين النماذج ما لم يوقف المستخدم ذلك من الإعدادات، والشركة لا ترى ولا تتحكم في شيء. خطط الشركات من المزودين الكبار تعلن عادة أن بيانات العمل لا تُستخدم للتدريب افتراضياً، وتعطي المدير لوحة لإدارة المستخدمين وإعدادات الاحتفاظ بالبيانات.
| البند | حساب شخصي للموظف | حساب أو خطة للشركة |
|---|---|---|
| استخدام البيانات للتدريب | حسب إعداد المستخدم | غير مستخدمة افتراضياً لدى أغلب المزودين |
| من يملك المحادثات | الموظف | الشركة، وتبقى عند مغادرة الموظف |
| إدارة المستخدمين والصلاحيات | لا توجد | من لوحة إدارة |
| شروط معالجة البيانات | شروط عامة للأفراد | شروط تعاقدية للأعمال |
التفاصيل تختلف بين المزودين وتتغير مع الوقت، فاقرأ صفحة بيانات الأعمال لكل أداة قبل أن تعتمدها، واحفظ نسخة من الشروط التي اعتمدت عليها.
ما البيانات التي يجب ألا يدخلها الموظف أبداً؟
حتى مع حساب شركة، بعض البيانات لا تحتاجها أي مهمة كتابة أو تلخيص. ضع قائمة قصيرة واضحة يفهمها الجميع:
- أرقام الهويات والجوازات والحسابات البنكية والبطاقات.
- كلمات المرور ومفاتيح الربط وبيانات الدخول إلى الأنظمة.
- البيانات الصحية وبيانات الأطفال وملفات الموارد البشرية الفردية.
- عقود العملاء كاملة بأسمائهم، ما لم تكن الأداة معتمدة لهذا الغرض.
- الكود المصدري أو الملفات التي يمنع عقد مع عميل مشاركتها.
وعلّم الفريق عادة بسيطة: قبل اللصق، احذف الأسماء والأرقام والتفاصيل التي لا تحتاجها المهمة. أغلب المهام تعمل بالجودة نفسها مع «العميل أ» بدل اسم الشركة الحقيقي.
كيف تكتب سياسة داخلية لاستخدام الذكاء الاصطناعي؟
اكتبها في صفحة واحدة. السياسة الطويلة لا يقرؤها أحد، والهدف أن يعرف كل موظف ما المسموح دون أن يسأل كل مرة.
- الأدوات المعتمدةأي أداة، ومن أي حساب
- البيانات الممنوعةقائمة قصيرة لا اجتهاد فيها
- المراجعةكل ما يخرج للعميل يراجعه إنسان
- الإفصاحمتى نخبر العميل أن نصاً أُعد بمساعدة أداة
- المسؤولمن يُسأل في الحالات غير الواضحة
راجع السياسة كل بضعة أشهر، فالأدوات وإعداداتها تتغير بسرعة. واطلب من الموظفين إخبارك بالأدوات الجديدة التي يجربونها بدل أن يجربوها بصمت.
ماذا تقول قوانين حماية البيانات في الأردن والسعودية؟
في الأردن صدر قانون حماية البيانات الشخصية عام 2023، وفي السعودية نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL). كلاهما يضع التزامات على من يجمع بيانات الأفراد ويعالجها، ومنها ما يخص نقل البيانات خارج البلد. إدخال بيانات عملائك في أداة تُعالج بياناتها في الخارج قد يدخل ضمن ذلك. نحن لسنا جهة استشارة قانونية، فإذا كان عملك يعتمد على بيانات حساسة كالصحة أو المال، راجع مستشاراً قانونياً قبل اعتماد أي أداة.
كيف تدرب الفريق على الاستخدام الآمن؟
جلسة قصيرة بأمثلة من عملكم تكفي أكثر من وثيقة طويلة. اعرض على الفريق طلباً فيه بيانات عميل حقيقية، ثم النسخة نفسها بعد حذف ما لا تحتاجه المهمة، وأرهم أن النتيجة واحدة تقريباً. ثم اعرض مثالاً لإجابة بدت مقنعة وكان فيها خطأ في رقم أو بند. هذان المثالان يشرحان السياسة أفضل من أي قائمة. وكرر الجلسة مع كل موظف جديد.
متى تحتاج أداة داخلية بدل الأدوات العامة؟
حين يتكرر الاستخدام نفسه كل يوم على بيانات حساسة، كتلخيص ملفات العملاء أو الإجابة من وثائق داخلية. هنا يكون الأنسب بناء أداة داخلية تتصل بالنموذج عبر API بإعدادات تحددها أنت، وتحفظ السجل في نظامك، وتعطي كل موظف صلاحيات على ما يخصه فقط. مثال على ذلك مساعد يجيب من وثائق الشركة يعمل للموظفين داخلياً.
نساعد الشركات على اختيار الأدوات وإعدادها وبناء الأدوات الداخلية ضمن خدمة حلول الذكاء الاصطناعي والأتمتة. وإن كنت في البداية، اقرأ الذكاء الاصطناعي لشركتك: من أين تبدأ. أخبرنا بالأدوات التي يستخدمها فريقك اليوم ونساعدك في كتابة السياسة المناسبة لها.
أسئلة يطرحها شركاؤنا
هل يستخدم ChatGPT ما أكتبه لتدريب النماذج؟
يعتمد على نوع الحساب. في الحسابات الشخصية يوجد إعداد يمكن إيقافه لمنع استخدام المحادثات في التحسين. أما خطط الشركات وواجهة API فتعلن OpenAI أنها لا تستخدم بياناتها للتدريب افتراضياً. راجع الإعدادات الحالية لكل أداة لأن التفاصيل تتغير.
هل أمنع الموظفين من استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي؟
المنع الكامل يدفع كثيرين إلى استخدامها من هواتفهم الشخصية دون رقابة. الأنفع أن توفر أداة معتمدة بحساب للشركة، وتحدد بوضوح ما يُسمح بإدخاله.
هل تحمي إزالة الأسماء البيانات بالكامل؟
تقلل الخطر كثيراً، لكن بعض التفاصيل تكشف الشخص أو الشركة حتى دون اسم. احذف أيضاً الأرقام والعناوين والتفاصيل المميزة غير اللازمة للمهمة.
كتبه فريق Visual Innovate، الفريق الذي يبني الأنظمة والمواقع والتطبيقات ويستضيفها ويتابعها لعملائنا في الأردن والسعودية وعُمان ومصر.
